De verborgen kosten van onze informatiegewoonten

Wat is informatieautonomie?

Stel je een gebouw voor met honderden kamers, en in elke kamer ligt informatie: dossiers, notulen, mails, beleidsstukken. Over dat gebouw kun je twee verschillende vragen stellen. De eerste: van wie is het, wie beheert de sleutel, onder welke wetgeving valt het? De tweede: wat ligt er in elke kamer, en kun jij dat zelf vinden en gebruiken zonder er de architect bij te halen?

Die eerste vraag gaat over datasoevereiniteit: bezit en jurisdictie. De tweede gaat over informatieautonomie: het vermogen om je eigen informatie te vinden, te lezen, te doorzoeken en te gebruiken zonder afhankelijk te zijn van de software van een leverancier. Kort gezegd gaat datasoevereiniteit over wie er bij je informatie kan, en informatieautonomie over of jij er zelf bij kunt.

Het onderscheid lijkt klein, maar het is bepalend. Je kunt je servers naar Nederland halen en tóch je eigen informatie niet kunnen doorzoeken, omdat ze opgesloten zit in formaten die een computer niet kan lezen zonder de oorspronkelijke software. De juridische situatie is dan op orde, het feitelijke vermogen om je informatie te gebruiken niet. Het begrip informatieautonomie is geïntroduceerd door Martijn Aslander, initiatiefnemer van deze pilot.

Waarom deze pilot?

Overheidsorganisaties worstelen al decennialang met het beheren, bewaren en terugvinden van informatie. Wat begint als een praktisch werkprobleem, groeit regelmatig uit tot maatschappelijke crises met grote gevolgen. Denk aan de toeslagenaffaire, het WIA-dossier bij UWV of de aardbevingsproblematiek in Groningen.

Er is tot nu toe nog geen praktisch, uitvoerbaar perspectief ontwikkeld op hoe overheidsorganisaties structureel anders kunnen omgaan met informatie. Deze pilot wil daar verandering in brengen.

Aanpak

Het uiteindelijke doel van de Pilot Informatie Autonomie reikt verder dan kostenbesparing alleen. We willen laten zien dat er een reëel en bewezen alternatief bestaat: een manier om de wereld van informatie en informatiebeheer radicaal te hervormen. Een werkwijze zonder leveranciersafhankelijkheid (vendor lock-in), met informatie die een computer zelf kan lezen, en die organisaties weer soeverein, autonoom en toekomstbestendig maakt.

Een belangrijk subdoel daarbij is om elke denkbare overheidslaag en -organisatie te helpen de werkelijke kosten van IT en informatie inzichtelijk te krijgen: zowel de zichtbare, expliciete kosten als de verborgen, impliciete kosten.

Daarnaast is de pilot een learning lab. In maandelijkse sessies helpen we mensen uit de deelnemende organisaties met concrete, complexe informatievraagstukken. Keer op keer ontdekken we dat wat moeilijk en complex leek, dat in de praktijk zelden is: vaak is het oplosbaar in minder dan een uur, nog tijdens de werksessie waarin het vraagstuk werd ingediend.

Geen dikke rapporten of theoretisch onderzoek, maar een praktische aanpak. Gedurende fases van telkens een half jaar werken deelnemers van verschillende overheidsorganisaties aan de centrale vraag: hoe kunnen we informatie eenvoudiger, veiliger en toekomstbestendiger organiseren?

Doordat we zoveel mogelijk verschillende overheidsorganisaties samen op de werkvloer hebben, in Utrecht, leren deelnemers razendsnel van elkaar. De lessen en inzichten borgen we, leggen we vast en delen we. Zo ontleden we stap voor stap de zin en onzin van overheids-IT en informatievoorziening. Onze inschatting is dat dit een kostenbesparing van vele tientallen procenten mogelijk maakt.

Meerdere fasen

Fase 1 liet zien dat er daadwerkelijk alternatieven bestaan voor de complexe software die we nu gebruiken, zoals SharePoint en andere dure documentbeheersystemen, die uiteindelijk alleen nodig zijn omdat we onze informatie in dit soort opslagformaten bewaren. Onze focus op markdown, waarbij de informatie tegelijk de software is, maakte duidelijk dat voor de hand liggende bezwaren vrij eenvoudig op te lossen zijn: zwartlakken, versiebeheer, watermerken en digitale handtekeningen. In de praktijk bleek dat bovendien sneller en goedkoper dan gedacht.

In fase 2 duiken we dieper in de grote gevolgen van iets wat bijna niemand opmerkt: we slaan onze informatie op in formaten die oorspronkelijk bedoeld zijn om te printen, zoals Word, PDF en Excel. Een computer kan die niet lezen zonder de software die ze ooit maakte. Dat ene feit werkt overal in door.

De complicaties daarvan stapelen zich op:

• Onvindbaar. De inhoud is niet machinaal doorzoekbaar. Zoeken wordt handwerk, waardoor een Woo-verzoek of een dossierreconstructie kan oplopen tot honderden uren.
• Leveranciersafhankelijkheid. Je hebt de software van de leverancier nodig om bij je eigen informatie te komen. Overstappen kost al gauw jaren en veel geld.
• Verborgen sporen. Een Word- of PDF-bestand draagt ongemerkt gegevens mee, zoals auteur en wijzigingsgeschiedenis, die meereizen zodra je het deelt. Dat is een beveiligingsrisico.
• Duplicaten en dark data. Datacenters vol kopieën van bestanden die niemand meer opent. Dat kost ruimte, stroom en water.
• Niet duurzaam leesbaar. Een tekstbestand uit 1975 is vandaag nog leesbaar, een Word-document uit 1995 vaak niet meer.
• AI loopt vast. Op gesloten formaten moet AI eerst alles ontcijferen, met fouten en hoge kosten tot gevolg. Op open tekst werkt diezelfde AI juist als hefboom.

Stuk voor stuk problemen die verdwijnen zodra informatie in een open, machineleesbaar formaat staat. Dat is precies wat de pilot in de praktijk onderzoekt.

Werksessies fase 2 (2026)

• 8 mei
• 5 juni
• 15 juni
• 26 juni
• 11 september
• 21 september
• 5 oktober
• 19 oktober
• 30 november

Technische focus: Markdown

De pilot onderzoekt markdown als kernformaat voor informatiemanagement. Markdown is een moderne, gestructureerde variant van het klassieke tekstbestand, waarin opmaak en metadata in het document zelf zijn opgenomen. Deze keuze markeert een fundamentele verschuiving: Word-documenten zijn ontwikkeld om te worden geprint, niet om informatie duurzaam te bewaren of te ontsluiten, laat staan om die informatie op een slimme manier te verbinden, zodat er nieuwe inzichten en conclusies uit naar voren komen die we voorheen niet konden vinden.